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La plateforme bebook
Aujourd’hui, tout le monde sait comment acheter en ligne. Les professionnels veulent aussi avoir la possibiliter d’acheter en ligne, comme sur un site de e-commerce classique.
Mais ces entreprises voudraient acheter des produits et services dont les prix ont été négociés par leur département d’achat.
C’est à ce moment que bebook intervient : la plateforme bebook vous permet de choisir des produits issus de catalogues de fabricants, revendeurs, ou vos propres produits.
Les prix sont négociés, et appliqués dans le catalogue que vous partagez avec vos
utilisateurs internes. Ces derniers peuvent ensuite acheter en ligne, en quelques clics, aux prix négociés de vos fournisseurs référents.
Vos consommateurs internes achètent efficacement, dans des catalogues simples
d’utilisation. Les prix négociés et à jour ainsi que les process définis sont appliqués, et les factures sont correctes.
Espace collaboratif
Dans beaucoup d’entreprises, les acheteurs gèrent de nombreux articles référencés.
Les prix ont été négociés pour ces produits, et les fournisseurs ont approuvé. Cela peut prendre du temps de créer des catalogues avec des informations détaillées, correctes et à jour. Et il peut être difficile de les partager ensuite avec les usagers internes et suivre les commandes, en particulier quand les produits, services et fournisseurs peuvent être modifiés sur une base ordinaire.
Pour en rajouter à cette complexité, vos consommateurs d’entreprise peuvent ne pas être en mesure d’utiliser votre outil d’e-procurement pour tous les types de dépenses. Cela signifie utiliser Excel et l’email pour commander certains produits, ou même se connecter à l’extranet des fournisseurs pour en commander d’autres.
bebook est un outil de management de relations fournisseurs qui peut simplifier entièrement ce processus. Imaginez une seule plateforme où tous vos fournisseurs référencés peuvent afficher leurs catalogues avec vos prix négociés.
Ou un espace corporate collaboratif où vous pouvez choisir de créer vos propres catalogues en réutilisant le contenu des fournisseurs déjà disponible sur la plateforme bebook. Cochez simplement les cases et ajoutez !
Descriptions des produits, photos et documents joints de fournisseurs variés sont ajoutés. Entrez vos prix négociés, et partagez ! bebook vous permet d’intéragir, partager et communiquer avec vos consommateurs et fournisseurs.
Créez des catalogues efficacement, suivez les commandes, demandez des devis, communiquez plus efficacement, gardez les informations de prix et produits à jour facilement.
Pourquoi créer des catalogues ?
Dans bebook, créez votre catalogue pour que vos prospects et client puissent consulter vos offres. C’est simple, et votre catalogue sera toujours à jour. Il y a trois façons de créer votre catalogue :
- Si le produit que vous vendez existe déjà dans un catalogue bebook, vous pouvez le copier simplement. Dans l’éditeur de catalogue, ajoutez les produits des catalogues de fournisseurs et partenaires que vous avez reçu.
- Si les produits n’existent pas encore dans bebook, vous pouvez les créer simplement, puis remplir les informations du produit dans l’éditeur.
- Ou simplement importer les produits et leurs informations directement dans le catalogue. Vous pouvez maintenant associer des photos, et votre catalogue est prêt à être publié ! Vos clients le recevront et vos partenaires pourront le réutiliser pour créer leur propre catalogue.
Comment créer des catalogues ?
Créons un catalogue en utilisant des produits déjà existants dans votre librairie de catalogues.
Dans votre espace bebook, créez un nouveau catalogue. Assurez vous d’avoir sélectionné les brouillons, et cliquez sur « créer un catalogue ». Avant tout, nommez votre catalogue en double cliquant sur le nom, puis « entrer » pour confirmer. Puis sur « catalogue » ou « home » pour rafraîchir la page.
Allez ensuite dans l’éditeur de catalogue pour ajouter des produits. Si les produits existent déjà dans votre espace de travail, cliquez sur « ajouter des produits à partir de sources ». « Source » correspond à tout catalogue que vous avez reçu de quelqu’un ou créé vous-mêmes.
Vous pouvez voir que l’écran est divisé en deux :
- Les produits que vous ajoutez à votre nouveau catalogue apparaîtront à droite,
- Les sources disponibles sont visibles sur la partie gauche.
Choisissez une source, et cliquez sur « ajouter cette source » pour afficher le contenu du catalogue qui apparaît en arborescence. Dépliez les dossiers, sélectionnez les cases des produits ou catégories que vous voulez ajouter à votre catalogue, puis cliquez sur le bouton « ajouter la sélection » dans la barre bleue à droite. Cela ajoutera vos produits et catégories cochés à votre nouveau catalogue.
Vous pouvez maintenant ajouter autant de sources que vous le souhaitez à gauche pour choisir tous les produits voulus à votre nouveau catalogue. Une fois les produits ajoutés, vous pouvez modifier leur prix en cliquant sur le bouton d’édition de prix.
Regardez votre catalogue maintenant. Cliquez sur le bouton « catalogue » pour revenir à la page d’accueil, si tout a l’air bon, vous pouvez publier ! Créez autant de catalogues que vous le souhaitez, vous permettant de personnaliser votre offre.
Ajouter des produits
Apprenons comment ajouter un nouveau produit ou catégorie.
Allez dans le module « catalogue » et vérifiez d’avoir sélectionné les brouillons. Choisissez le catalogue à modifier si vous en avez plusieurs, puis allez dans l’éditeur de catalogues. Ouvrez l’arborescence et choisissez la catégorie où vous voulez ajouter un nouveau produit en cliquant une fois dessus.
Vous pouvez maintenant créer un nouveau produit qui apparaîtra dans la catégorie sélectionnée. Cliquez deux fois sur le nom du produit pour le changer, puis cliquez sur « entrer » pour sauvegarder.
Si vous souhaitez ajouter une nouvelle catégorie, cliquez n’importe où sur la partie blanche de l’écran pour désélectionner la catégorie en cours, puis créez-en une nouvelle. Renommez-là, et n’oubliez pas d’appuyer sur « entrer » pour sauvegarder.
Si vous voulez déplacer un produit dans une autre catégorie, sélectionnez-le en cliquant une fois dessus, et déplacez-le dans la nouvelle catégorie. Ne le relâchez pas tant que vous ne voyez pas le symbole vert devant l’icône du dossier. Vous pouvez aussi changer l’ordre des produits dans une catégorie en « glisser déposer ». Et, encore une fois, ne relâchez qu’une fois que vous voyez la ligne verte apparaître à l’endroit où vous voulez mettre votre produit.
Cliquez sur le bouton « catalogue » vous permettra d’aller voir directement vos modifications.
Modifier un catalogue
Voyons comment modifier le contenu d’un catalogue.
Allez dans le module « catalogue » et assurez vous d’être dans les brouillons, choisissez le catalogue à modifier si vous en avez plusieurs, puis allez dans l’éditeur de catalogues. Ouvrez l’arborescence et trouvez le produit que vous voulez modifier.
Pour changer le nom du produit, double-cliquez sur le nom, entrez le nouveau nom, puis appuyez sur « entrer » pour sauvegarder. Pour modifier le prix, cliquez une fois sur le prix, entrez le nouveau prix, puis appuyez sur « entrer » pour sauvegarder.
Si vous avez besoin de changer la description du produit, le bouton « edit product description » ouvrira le champs de description à droite, où vous pouvez modifier et sauvegarder vos changements.
Pour supprimer un produit, sélectionnez-le en cliquant une fois dessus, puis cliquez sur l’icône « supprimer ». Cliquez sur le bouton « catalogue » pour y retourner et voir vos modifications.
Consulter les statistiques
bebook a intégré la consultation de statistiques pour vos catalogues, vous permettant de suivre qui clique, et quand.
Dans votre espace de travail, accédez aux statistiques via votre tableau de bord, et « statistiques clients ». Sélectionnez la période de recherche, et utilisez les autres filtres en fonction de vos besoins. Le nom de votre catalogue apparaîtra dans le tableau sous les filtres.
Si vous administrez plus d’un catalogue, ils seront tous listés. Cliquez sur le nom du catalogue pour afficher les informations associées. Par exemple : quel utilisateur s’est connecté, le nom de son entreprise, le nombre de clics dans le catalogue selon la période choisie, le nombre de fois qu’il y a eu un ajout au panier, ect.
Les statistiques peuvent être exportées vers Excel, ou en fichier PDF, en cliquant sur les boutons bleus.
Consulter des documents
Dans le module de commerce, vous avez accès à tous les devis et commandes, qu’ils soient en cours, publiés, ou reçus. Dans les résultats de votre recherche, il y a deux différentes façons d’ouvrir un devis ou une commande :
1) Les flèches ouvrent des menus contextuels avec plusieurs options. Cliquez sur le premier bouton « modifier » pour ouvrir le document.
2) Cliquez sur le bouton « commerce » pour retourner aux résultats de recherche. Cliquez sur le nom ou le numéro du devis : une fenêtre s’ouvre pour consulter le document choisi. Si vous voulez ouvrir le document, cliquez sur le bouton « voir les détails » en bas de la fenêtre.
Utiliser les recherches par filtre
Le bouton « commerce » affiche toutes les commandes et devis en rapport avec vos catalogues.
Si vous êtes un vendeur, cliquez sur « ventes », si vous êtes acheteur, choisissez « approvisionnement ». Sélectionnez ensuite « devis » ou « commandes » selon votre recherche.
Regardez maintenant la section « filtres ». Si un filtre est coché, cela signifie qu’il est activé. Modifiez la valeur, puis cliquez sur le bouton vert « appliquer » pour voir les résultats dans le tableau en dessous. Sur la partie droite, vous verrez une liste des autres filtres à choisir. Sélectionnez-en un et il sera automatiquement affiché et coché à la liste de gauche. Désactivez un filtre en décochant la case puis en cliquant sur le bouton vert « appliquer ». Si vous cliquez sur le bouton « commerce », le filtre désactivé disparaîtra.
Notez qu’au moins un filtre est montré à chaque fois, et est automatiquement activé si la page est rafraîchie. Rappelez vous que vous devez cliquer sur le bouton vert « appliquer » pour confirmer les filtres choisis et afficher les documents dans le tableau.
Comment créer un contrat ?
Pour donner à votre partenaire un accès à des prix spéciaux, allez dans le la librairie des catalogues brouillons pour choisir le catalogue approprié, et créer un contrat.
Un contrat est simplement un catalogue avec des prix spéciaux pour un client ou un type de client. Choisissez « ventes », pour utiliser ce contrat pour vendre à votre client, et confirmez : votre nouveau contrat apparaît. Pour modifier votre contrat, entrez un nom, puis soumettez.
Pour changer les prix, cliquez sur « prix par produits » :
– A gauche, tous les produits trouvés dans ce catalogue sont listés.
– A droite, il y a deux façons d’ajouter des prix spéciaux : pour une ligne de produits entière, ou juste un produit précis.
Pour une ligne de produits, cliquez sur le symbole « + », et cette ligne de produits apparaîtra à droite. Pour déterminer le prix, vous pouvez entrer un montant ou un pourcentage. Si vous entrez un nombre positif, l’application interprètera automatiquement le montant comme votre marge, et l’ajoutera à votre prix.
Ouvrez l’arborescence pour sélectionner un produit seul. Cliquez sur le symbole « + » pour l’ajouter à la grille des prix par produits. Si vous ajoutez un montant ou pourcentage négatif, le montant deviendra une réduction par rapport au prix.
Allez voir les produits modifiés avec leurs pris spéciaux : si tout est en ordre, vous pouvez maintenant publier !
Comment créer un devis
Pour créer un nouveau devis, cliquez sur le bouton « commerce ». Cliquez sur « créer un devis ». Nommez-le, puis choisissez le destinataire. Entrez les trois premières lettres pour afficher les contacts. Sélectionnez votre client en cliquant sur le bouton vert « + », puis validez.
Ajoutez vos produits à partir de votre catalogue. Naviguez, scrollez, et cliquez sur le bouton « ajouter au devis » pour sélectionner le produit. Cliquez simplement sur le bouton « commerce », ou le bouton « retour au devis » dans le catalogue pour retourner à votre document. Vous pouvez aussi ajouter un produit virtuel, et du texte si nécessaire.
Continuez en cliquant sur le bouton « adresses » et sélectionnez l’adresse appropriée. Vous pouvez facturer à une adresse différente, ou conserver la même. Ajoutez un message personnalisé, et cliquez sur le bouton vert « publier » pour partager. Confirmez : votre document a été partagé.
Envoyer son devis à tout le monde
Dans bebook, vous pouvez partager des catalogues et des devis avec d’autres utilisateurs. Ils font partie de votre carnet d’adresses car vous avez échangé vos cartes avec eux.
Mais si vous voulez envoyer un devis à un de vos clients qui n’a pas de compte bebook, pas de problème : créez simplement leur carte vous-mêmes !
Dès que vous avez ajouté les produits à votre devis, cliquez sur le stylo pour choisir le destinataire. Cliquez sur « créer une carte », et remplissez les champs (n’oubliez pas d’ajouter l’e-mail, il sera utilisé pour partager le devis à votre contact).
Ensuite, cliquez sur le bouton « ajouter cette carte » pour le choisir en tant que destinataire. Votre carte est sauvegardée pour être réutilisée plus tard. Validez, et votre devis est prêt !
Cliquez sur le bouton vert « publier » pour partager avec votre client. Ce dernier a été notifié par mail. En cliquant sur le lien, le document s’ouvre. Si votre catalogue est privé, votre client rentre l’e-mail sur lequel le devis a été envoyé, et il peut désormais voir les prix.
Dès que le client recevra le devis, vous recevrez un e-mail, vous permettant de mieux gérer le suivi de vos clients. Plus tôt votre client sera prêt à rejoindre bebook, incitez-le à profiter des nombreux avantages de bebook afin de transformer votre devis en commande, en un seul clic.
